Swyx · Budgetindikation für VWG

Verlässliche Kommunikation für die Menschen, die Oldenburg bewegen.

Die Verkehr und Wasser GmbH verbindet Mobilität, Versorgung und persönlichen Service. Mit Swyx lässt sich die heute benötigte Telefonie übersichtlich und anwenderfreundlich gestalten – mit Raum für wechselnde Aufgaben, unterschiedliche Endgeräte und spätere Erweiterungen.

Kalkulationsbasis100 Nutzer

Nutzerstaffel51–200

Grundlage28.09.2026

StatusIndikativ

Ausgangslage und Ziel

Erreichbarkeit, die zum Arbeitsalltag der VWG passt

Die bestehende Alcatel-Anlage soll nach ihrer angekündigten Abkündigung zum Jahresende durch ein modernes Konzept ersetzt werden. In dieser Phase geht es um eine nachvollziehbare Budgetgrundlage und um die Entscheidung, wie die Lösung künftig betrieben wird. Entscheidend sind sichere, stabile Grundfunktionen – von der Leitstelle über Service und Verwaltung bis zu frei zugänglichen Telefonen in der Halle.

Einfach im täglichen Einsatz

Softphone, IP-Telefon und gemeinsam genutzte Funktionstelefone können je nach Tätigkeit sinnvoll kombiniert werden. Die konkrete Geräteauswahl erfolgt mit den Anwendergruppen.

Leitstelle gezielt abbilden

Zwei gleichzeitig besetzte Plätze bei einem rotierenden Team von 15 Personen verlangen klare Regeln für Anmeldung, Erreichbarkeit und Rechte. Das wird in der Konzeption geprüft.

Serviceanrufe besser lenken

Öffnungszeiten, Gruppen, Vertretungen und passende Rufwege lassen Standardanliegen bei den richtigen Teams ankommen. Ein Voicebot kann später gesondert betrachtet werden.

Zwei Betriebswege – die Entscheidung ist noch offen

Für die technische Grundeinrichtung ist zunächst die Bereitstellung einer Swyx-Instanz im Team-IT-Rechenzentrum kalkuliert. Die dazugehörige monatliche Server-Grundgebühr von 89,90 € netto ist eine separate Option und in der monatlichen Basissumme noch nicht enthalten. Für einen Betrieb auf eigener Infrastruktur erstellen wir nach Klärung der technischen Voraussetzungen eine eigene Kostenbetrachtung. Architektur, Betrieb, Verfügbarkeit, Sicherheitskonzept und Verantwortlichkeiten stimmen wir vor einem verbindlichen Angebot gemeinsam ab.

Indikative Investition

Eine belastbare Ausgangsbasis für die Budgetplanung

Die folgenden Beträge umfassen die für die erste Budgetplanung vorgesehenen Basisleistungen. Optionale Bausteine sind gesondert dargestellt. Sämtliche Preise sind netto; Bruttowerte beruhen auf 19 % Umsatzsteuer.

Monatlich · 100 × Swyx Basic à 3,99 €

399,00 € netto474,81 € brutto / Monat

Einmalig · kalkulierte Umsetzung

4.474,00 € netto5.324,06 € brutto · inklusive 1.474,00 € Dienstleistungen und 3.000,00 € individuell kalkulierter Positionen, jeweils netto

Wichtig für die Budgetfreigabe399,00 € monatlich sind keine vollständige Hosting-Gesamtrate: Die Rechenzentrums-Grundgebühr ist nicht enthalten. Auch Endgeräte, SmartApp, SIP-Anschlussentgelte und weitere nach Bedarf entstehende Leistungen sind in den oben genannten Summen nicht berücksichtigt. Die 4.474,00 € beziehen sich auf die Einrichtung einer Swyx-Instanz im Rechenzentrum und die weiteren aufgeführten Projektleistungen. Für den Betrieb auf eigener Infrastruktur wäre eine eigene Kalkulation erforderlich.

Was in der Kalkulation steckt

Swyx Basic · 399,00 € netto / Monat

100 Nutzerprofile mit Telefonie- und UC-Funktionen, Outlook-Integration, Messaging, Web-Conferencing für zwei Teilnehmer und Extended Call Routing. Welche Funktionen die VWG konkret aktiviert, wird in der Umsetzung festgelegt.

Technische Grundeinrichtung · 949,00 € netto einmalig

Projektplanung, Bereitstellung der Swyx-Instanz im Rechenzentrum, Datensicherung, Überwachung, Lizenzaktivierung, Funktionsprüfung und Standarddokumentation. Eine ergänzende Administrationsübergabe wird bei Bedarf abgestimmt.

Anbindung und Rufkonzept · 400,00 € netto einmalig

150,00 € für die Anbindung eines bereitgestellten SIP-Trunks und 250,00 € für Beratung zu Rufabläufen, Öffnungszeiten, Vertretung, Gruppen und Sonderfällen. Jeder zusätzliche SIP-Trunk wäre gesondert zu kalkulieren.

Befähigung und Anpassung · 3.125,00 € netto einmalig

125,00 € für Basis-Schulungsinhalte und Rückfragen, 1.000,00 € für den Workshop zur Swyx-Administration sowie 2 × 1.000,00 € für individuelle Konfigurationen: Benutzer, Gruppen, Regeln, Berechtigungen, Rollout und Endgeräteanbindung gemeinsam mit der VWG-IT.

Optionen · nicht in den Summen enthalten

Bausteine für die nächste Planungsstufe

Hosting im Team-IT-Rechenzentrum89,90 € / MonatOptionaler monatlicher Grundbetrag für die bereitgestellte Swyx-Umgebung, zusätzlich zu den Nutzerlizenzen. Zusammen mit 100 Basic-Nutzern ergäben sich rechnerisch 488,90 € netto pro Monat, vor weiteren Kosten.

Enreach SmartApp Level 279,00 € / MonatOptionale Lizenz mit 300 enthaltenen Sprachminuten. Die Zuordnung der derzeit angesetzten Lizenzstaffel „1 bis 50 User“ zu 100 Gesamtusern, die passende App und mögliche zusätzliche Nutzungskosten prüfen wir vor der konkreten Planung.

Endgeräte150,00 € / StückReiner Budgetansatz für übliche Headsets, Tischtelefone oder Mobilteile; Anzahl, Modell, Kompatibilität und tatsächliche Preise sind noch offen.

Die Optionen sind nach Bedarf einzeln zu berücksichtigen: Hosting und SmartApp sind monatliche Beträge, der Endgeräteansatz gilt je Stück. Anzahl und endgültige Zusammenstellung werden gemeinsam festgelegt.

Gemeinsame Umsetzung

Mit der VWG-IT planen, einführen und weiterentwickeln

01 · Anforderungen klärenBetriebsmodell, 100 Nutzer, Leitstellenbetrieb, Endgeräte, Notrufwege, Anschlüsse und erforderliche Verfügbarkeit aufnehmen.

02 · Rufwege gestaltenService-Büro, Leitstelle, Gruppen, Zeitregeln und Vertretungen gemeinsam beschreiben und für die Umsetzung priorisieren.

03 · Einführen und prüfenSIP-Anbindung, Nutzer und Geräte konfigurieren, Software ausrollen, Telefonie und definierte Rufabläufe testen.

04 · IT befähigenAdministrationsworkshop und Basisunterlagen ermöglichen der VWG-IT, Nutzer und Regeln später selbst bedarfsgerecht weiterzuentwickeln.

Team-IT begleitet als zertifizierter Swyx Gold und Cloud Partner die Konzeption und Einführung und verbindet Kommunikations-, Infrastruktur- und Sicherheitskompetenz. Die genaue Aufteilung des laufenden Betriebs folgt aus der gewählten Architektur. Mehr zur Swyx-Partnerschaft von Team-IT.

Was für ein verbindliches Budget noch zu klären ist

Betrieb: Rechenzentrum oder eigene Infrastruktur, einschließlich Verantwortlichkeiten, Netz, Sicherheit, Backup, Updates und Anforderungen an Ausfallsicherheit.
Leitstelle: Benötigte Nutzerkonten, Anmeldekonzept für 15 rotierende Personen und zwei gleichzeitig besetzte Plätze; Nutzungsrechte sind gesondert zu prüfen.
Anschlüsse und Geräte: Anzahl und Entgelte der SIP-Anschlüsse, tatsächlicher Gerätebedarf, gemeinsam genutzte Hallentelefone sowie Eignung vorhandener Endgeräte.
Rufprozesse: Konkrete Skripte, Ansagen, Sonderfälle und Anforderungen der Service-Büros und der Leitstelle; deren Umsetzung ist über den pauschalen Beratungsumfang hinaus gesondert zu bewerten.
Spätere Automatisierung: Geeignete Enreach SmartApp, Lizenzstaffel, Sprachminuten, laufende Nutzung und Aufwand für einen Voicebot erst nach Definition der Anwendungsfälle kalkulieren.

Häufige Fragen

Können Kolleginnen und Kollegen verschiedene Geräte nutzen?

Ja, das Zielbild berücksichtigt Softphone, IP-Telefon und Funktionstelefone. Für die konkret eingesetzten Geräte werden Modelle, Einrichtung und Rechte im Projekt geprüft.

Ist der Voicebot bereits im Angebot enthalten?

Nein. Die SmartApp-Lizenz ist als optionale Position für eine mögliche spätere Erweiterung dargestellt. Auswahl, Voicebot-Konzeption, Einrichtung und mögliche zusätzliche Nutzungskosten sind noch nicht als fertige Lösung kalkuliert.

Sind individuelle Rufskripte und Ansagen inklusive?

Vorgesehen sind die Beratung zu Rufwegen und zwei Positionen für individuelle Konfigurationen. Konkrete Skripte, Feiertagslogik und Audiodateien sind von der Standardpauschale ausgenommen; Umfang und Aufwand müssen abgegrenzt werden.

Kann die VWG-IT die Lösung selbst administrieren?

Dafür ist ein Administrationsworkshop vorgesehen. Team-IT begleitet die Konfiguration, damit die VWG-IT alltägliche Anpassungen nach Einweisung eigenständig übernehmen kann.

Für die Budgetplanung

100 Basic-Nutzer bilden mit 399,00 € netto monatlich die lizenzseitige Ausgangsbasis. Für die hier dargestellten einmaligen Projektleistungen sind 4.474,00 € netto angesetzt. Hosting, Endgeräte und eventuelle SmartApp-Nutzung sind gesondert zu planen; Eigenbetrieb benötigt eine eigene Kalkulation.

Für die VWG-IT

Vor Festlegung des Betriebsmodells werden Netz und SIP-Anbindung, Rechte und Geräte, Leitstellenbetrieb, Rufwege und Verfügbarkeitsanforderungen geprüft. Der geplante Workshop schafft die Grundlage für eigenständige Administration und laufende Anpassungen.

Stand dieser unverbindlichen Budgetübersicht für die Verkehr und Wasser GmbH: 28.09.2026. Alle Preisangaben ohne Gewähr. Verfügbarkeit, finale Konditionen, Laufzeiten, Leistungsbeschreibung und rechtliche Angebotsbestandteile sind vor einem verbindlichen Angebot zu prüfen. Kundenseitige Mitwirkung umfasst insbesondere vollständige SIP-Zugangsdaten, funktionsfähige Internetanbindung und Firewall, Verkabelung und physischen Geräteaufbau sowie den ausgefüllten Projektfragebogen. Leistungen außerhalb des vereinbarten Umfangs werden separat kalkuliert; der pauschale Standardumfang umfasst insbesondere keine kundenseitige Firewall-Konfiguration, Erstellung von Ansagen, Sonderanbindungen oder individuelle Benutzerschulungen.

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